Es práctica habitual que la entidades financieras soliciten el libro de actas de la comunidad de propietarios cuando se procede a la apertura de una cuenta o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos.

Muchas entidades financieras no sólo solicitan se exhiba el Acta de la Junta, sino que, incluso, exigen se les entregue copia.

Esta cesión de datos queda comprendida en los términos definidos en el art. 3.i) de la LOPD: “Cesión o comunicación de datos: toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado”.

En el Acta no sólo se hace mención de los nuevos cargos de la comunidad y autorización de firmas en cuenta bancaria, sino que además  figuran datos de carácter personal de los comuneros, tales como nombre, dirección, así como los nombres de aquellos que pudieran ser deudores de las cuotas de comunidad. Además en el Acta pueden figurar datos de terceras personas y acuerdos que se verían afectados por tal cesión.

El régimen general de la comunicación de datos aparece regulado en el artículo 11.1 de la LOPD: “Los datos de carácter personal objeto del tratamiento sólo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado”.

De esta exigencia general del consentimiento sólo se exceptúan los supuestos contemplados en el artículo 11.2 de la LOPD:  El consentimiento exigido en el apartado anterior no será preciso:

a) Cuando la cesión está autorizada en una ley.

b) Cuando se trate de datos recogidos de fuentes accesibles al público.

c) Cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros. En este caso la comunicación sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad que la justifique.

d) Cuando la comunicación que deba efectuarse tenga por destinatario al Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas. Tampoco será preciso el consentimiento cuando la comunicación tenga como destinatario a instituciones autonómicas con funciones análogas al Defensor del Pueblo o al Tribunal de Cuentas

e) Cuando la cesión se produzca entre Administraciones públicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos

f) Cuando la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar los estudios epidemiológicos en los términos establecidos en la legislación sobre sanidad estatal o autonómica.

Así para la cesión pretendida requeriría el consentimiento de los propietarios, y demás personas afectadas, ya que no puede ampararse en las excepciones recogidas en el  referido artículo 11.2.

De tal modo que el administrador de fincas, como responsable del tratamiento, o el presidente de la comunidad, en su caso, al ceder estos datos a la entidad financiera, sin el consentimiento de los afectados, estaría incumpliendo con el deber que le obliga la Ley de Protección de Datos.

Debe tenerse en cuenta, además, que tanto en el tratamiento de los datos de carácter personal como en la cesión deben tenerse en cuenta los “Principios de la protección de datos”,

Artículo 4 Calidad de los datos

1. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.

En este sentido, el informe 0303/2009 emitido por el Gabinete Jurídico de la Agencia Española de Protección de Datos, indica que ha de entenderse que la petición por parte de la a entidad financiera del Acta de la Junta resulta excesiva, siendo suficiente para tal fin la emisión de un certificado por parte del secretario-administrador de la comunidad u otro documento de apoderamiento legal, de cuya exactitud y veracidad responderán los órganos de gobierno de la comunidad ante la entidad financiera, sin que corresponda a la entidad financiera fiscalizar la legalidad del funcionamiento de la comunidad de propietarios, sin perjuicio de que pueda exigir a ésta la responsabilidad en los supuestos que procediere.

Concluyendo dicho informe que: “cabe entender que la solicitud del Libro de actas, que contiene datos de carácter personal de los demás propietarios de la finca, incluso de terceras personas, para la finalidad concreta perseguida, es innecesaria ya que la certificación aludida puede cumplir con similar eficacia dicha finalidad y ser idónea, y no supera el juicio de proporcionalidad  en sentido estricto, en el sentido de que resulta desequilibrada, por derivarse de ella más desventajas para el interés general o respecto de otros derechos en conflicto, como sería el derecho fundamental a la protección de datos de las personas que se citen en las Actas de las Junta, que beneficios. Proporcionalidad, que, pese a ser un concepto jurídico indeterminado, la Sentencia del Tribunal Constitucional 207/1996 determina que se trata de “una exigencia común y constante para la constitucionalidad del cualquier medida restrictiva de los derechos fundamentales”. Todo ello en aplicación de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal”.

Así la petición del Acta de la junta por parte de las entidades financieras para el fin pretendido resulta desproporcionado, además de entrar en conflicto con el derecho fundamental a la protección de datos de las personas.

En Mi Administradora, Administración de Fincas en Córdoba,  queremos seguir dando respuesta a las cuestiones que nos plantean los propietarios y contribuir a que puedan adoptar la solución más adecuada.

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Susana Guerrero Nieto- Graduada en Derecho

Administradora de Fincas Colegiada- CAF Córdoba núm. 488

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